قبل سنوات كان برنامج الحسابات قرصًا يُثبَّت على جهاز واحد في المحل. اليوم أغلب البرامج الجديدة تعمل أونلاين من المتصفح. كل نوع له ما يناسبه، والاختيار الخاطئ يظهر أثره في أول مرة يتعطل الجهاز أو تحتاج إلى رقم وأنت خارج المحل.
ما الفرق بينهما؟
البرنامج المثبَّت على الكمبيوتر (المكتبي): يُثبَّت على جهاز أو شبكة داخلية، وبياناتك محفوظة على ذلك الجهاز.
برنامج الحسابات الأونلاين (السحابي): تفتحه من المتصفح بحسابك، وبياناتك محفوظة على خوادم الشركة المقدِّمة للبرنامج.
مقارنة مباشرة
| البند | برنامج على الكمبيوتر | برنامج أونلاين |
|---|---|---|
| مكان البيانات | جهازك | خوادم مقدّم الخدمة |
| الوصول | من الجهاز المثبَّت عليه | من أي جهاز عليه متصفح |
| الموبايل | غالبًا غير متاح | متاح |
| الدفع | ترخيص يُدفع مرة، وقد تُدفع التحديثات | اشتراك شهري أو سنوي |
| التحديثات | تثبّتها أنت | تصل تلقائيًا |
| تعدد المستخدمين | يحتاج شبكة داخلية | كل مستخدم بحسابه من أي مكان |
| الفروع | ربط الفروع معقد | الفروع على الحساب نفسه |
| الإنترنت | لا يحتاجه | يحتاجه |
| النسخ الاحتياطي | مسؤوليتك | مسؤولية مقدّم الخدمة |
متى يكون البرنامج الأونلاين أنسب؟
- عندك أكثر من فرع. كل الفروع تعمل على البيانات نفسها لحظيًا، دون ربط شبكات.
- جزء من العمل خارج المحل. محصّل يسجّل تحصيلًا عند العميل، أو صاحب محل يراجع المبيعات من البيت.
- لا تريد مسؤولية الأجهزة. تعطّل الكمبيوتر أو سرقته لا يعني ضياع الدفاتر.
- أكثر من مستخدم. كل موظف يدخل بحسابه وصلاحياته، وتعرف من سجّل ماذا.
- تريد بداية بتكلفة صغيرة. اشتراك شهري بدل مبلغ كبير مقدمًا.
متى يكون البرنامج المكتبي أنسب؟
- الإنترنت عندك ضعيف أو متقطع بدرجة تعطّل العمل.
- مستخدم واحد على جهاز واحد ولا تحتاج إلى أكثر من ذلك.
- تفضّل أن تبقى بياناتك عندك وتلتزم بالنسخ الاحتياطي بنفسك.
مثال: محل بفرعين ومحصّل
محل أجهزة له فرعان ومحصّل يمرّ على العملاء. على برنامج مكتبي، كل فرع يسجّل على جهازه، والمحصّل يكتب في دفتر ثم يُدخَل ما حصّله آخر اليوم. صاحب المحل لا يرى الصورة الكاملة إلا بعد تجميع الملفات، وعميل دفع في الفرع الأول يظهر مدينًا في الفرع الثاني حتى يُحدَّث الملف.
على برنامج أونلاين، الفرعان والمحصّل يعملون على الدفاتر نفسها. التحصيل الذي يسجّله المحصّل من موبايله يظهر في رصيد العميل والخزينة فورًا، وصاحب المحل يرى مبيعات الفرعين وتحصيلهما من أي مكان. الفرق هنا ليس في الراحة فقط، بل في أن الرقم الذي تراه هو الرقم الحالي.
أسئلة شائعة عن برامج الحسابات الأونلاين
ماذا لو انقطع الإنترنت؟
يتوقف التسجيل حتى يعود. عمليًا، باقة الموبايل تكفي كبديل، لأن برامج الحسابات تستهلك بيانات قليلة. إذا كان الانقطاع عندك يوميًا ولساعات، فهذه نقطة حقيقية ضد الأونلاين.
هل بياناتي آمنة؟
اسأل مقدّم الخدمة عن ثلاثة أشياء: هل الاتصال مشفَّر، هل لكل مستخدم حساب وصلاحيات، وهل تُفصل بيانات كل شركة عن غيرها. وتذكّر أن الخطر الأكبر على البرنامج المكتبي هو الجهاز نفسه: عطل أو سرقة أو فيروس، بلا نسخة احتياطية حديثة.
ماذا لو توقفت عن الاشتراك؟
اسأل قبل أن تبدأ: هل أستطيع تصدير تقاريري وبياناتي؟ البرنامج الذي يحبس بياناتك ليس اختيارًا جيدًا مهما كان سعره.
أيهما أرخص؟
المكتبي يبدو أرخص لأنه يُدفع مرة. لكن أضف إليه ثمن الجهاز، والتحديثات، وإعداد الشبكة للمستخدمين، ووقتك في النسخ الاحتياطي. الأونلاين يوزّع التكلفة على اشتراك معروف مقدمًا.
خمسة أشياء تتأكد منها في أي برنامج حسابات أونلاين
- يعمل جيدًا على الموبايل لا على الكمبيوتر فقط.
- صلاحيات تفصيلية لكل مستخدم.
- تصدير التقارير إلى Excel.
- أسعار واضحة لإضافة مستخدم أو فرع.
- تجربة مجانية تدخل فيها بياناتك أنت.
كيف تنتقل من برنامج مكتبي إلى أونلاين؟
لا تنقل تاريخك كله. اختر تاريخ بداية، وأدخل أرصدة ذلك اليوم: ما لك عند كل عميل، ما عليك لكل مورد، رصيد الخزينة، وجرد المخزون. ثم سجّل كل جديد في البرنامج الجديد، واحتفظ بالقديم للرجوع إليه. شهر واحد من العمل على البرنامجين معًا يكفي للتأكد.
قسطلي برنامج حسابات أونلاين يعمل من المتصفح على الكمبيوتر والموبايل، بفروع ومستخدمين وصلاحيات، وتُصدَّر تقاريره إلى Excel. تفاصيله في صفحة برنامج حسابات قسطلي. وإذا كنت ما زلت تقارن بين البرامج، ففي دليل اختيار برنامج الحسابات باقي الأسئلة التي تحسم الاختيار، وفي مقال برنامج حسابات للمحلات ما يحتاجه المحل الصغير تحديدًا.