في أغلب المحلات التجارية، البضاعة على الرفوف هي أكبر مبلغ يملكه صاحب المحل. ومع ذلك تُدار كثيرًا في برنامج والحسابات في برنامج آخر، أو في دفتر. النتيجة أن صاحب المحل يعرف كم باع، ولا يعرف كم ربح. هذا المقال يشرح لماذا يجب أن يجتمع المخزون والحسابات في برنامج واحد.
العلاقة بين المخزون والحسابات
كل حركة في المخزن لها وجه محاسبي:
| الحركة | أثرها على المخزن | أثرها على الحسابات |
|---|---|---|
| شراء بضاعة | تزيد الكمية | يزيد المخزون ويزيد دين المورد أو تنقص الخزينة |
| بيع بضاعة | تنقص الكمية | تُسجَّل المبيعات وتُحمَّل تكلفة البضاعة المباعة |
| مرتجع مبيعات | تعود الكمية | تنقص المبيعات وتعود التكلفة إلى المخزون |
| مرتجع مشتريات | تنقص الكمية | ينقص المخزون وينقص دين المورد |
| تحويل بين مخزنين | تنتقل الكمية | لا يتغير إجمالي المخزون |
| فرق جرد | تُعدَّل الكمية | يُسجَّل الفرق كتسوية |
حين يكون المخزن والحسابات في برنامجين، يجب أن يُكتب كل سطر من هذا الجدول مرتين. وأول سطر يُنسى يفصل بين الرقمين إلى الأبد.
كيف تُحسب تكلفة البضاعة المباعة؟
الربح ليس ثمن البيع، بل ثمن البيع ناقص تكلفة ما بعته. والمشكلة أن الصنف الواحد يُشترى بأسعار مختلفة. الطريقة الشائعة لحل ذلك هي المتوسط المرجح، وهي المطبقة في قسطلي.
مثال:
- اشتريت 10 قطع بسعر 100 جنيه للقطعة. التكلفة 1,000 جنيه.
- ثم اشتريت 10 قطع بسعر 120 جنيهًا للقطعة. التكلفة 1,200 جنيه.
- أصبح عندك 20 قطعة تكلفتها 2,200 جنيه، أي متوسط 110 جنيهات للقطعة.
- بعت 5 قطع بسعر 150 جنيهًا للقطعة.
النتيجة:
- المبيعات: 5 × 150 = 750 جنيهًا.
- تكلفة البضاعة المباعة: 5 × 110 = 550 جنيهًا.
- مجمل الربح: 200 جنيه.
- الباقي في المخزن: 15 قطعة تكلفتها 1,650 جنيهًا.
هذا الحساب يتكرر مع كل عملية بيع. لا أحد يستطيع أن يجريه يدويًا لمئات الأصناف، ولذلك يُترك للبرنامج.
ماذا يحدث حين ينفصل المخزن عن الحسابات؟
ربح غير معروف. تعرف المبيعات، ولا تعرف تكلفتها بدقة، فتقدّر الربح بنسبة تقريبية قد تكون بعيدة عن الواقع.
مخزون وهمي. الدفتر يقول عندك عشر قطع، والرف فيه سبع. لا تكتشف ذلك إلا حين يطلب عميل القطعة الثامنة.
ديون موردين غير دقيقة. فاتورة شراء دخلت المخزن ولم تدخل الحسابات، أو العكس.
قرارات شراء خاطئة. تشتري صنفًا راكدًا لأنك لا ترى حركته، وينقصك الصنف الذي يُباع.
ما الذي تبحث عنه في برنامج حسابات ومخازن؟
- أكثر من مخزن إذا كان عندك فرع أو مستودع، مع تحويلات بينها.
- فواتير مشتريات مرتبطة بحسابات الموردين ومدفوعاتهم.
- جرد دوري يقارن الرصيد الفعلي بالدفتري ويسجّل الفرق.
- مرتجعات للمبيعات والمشتريات تعيد الكمية والتكلفة معًا.
- تقرير حركة صنف يعرض كل دخول وخروج بتاريخه.
- قيود تلقائية لكل حركة، حتى يطابق رصيد المخزون في الميزانية ما على الرفوف.
المخزون والبيع بالتقسيط
في البيع بالتقسيط يخرج الصنف من المخزن يوم العقد، ويدخل ثمنه على شهور. لذلك يظهر في الدفاتر ربحان منفصلان:
- ربح المنتج: الفرق بين سعر البيع النقدي وتكلفة الصنف، ويتحقق يوم البيع.
- ربح التقسيط: الزيادة مقابل الأجل، ويتحقق مع تحصيل كل قسط.
البرنامج الذي يجمع المخزون والتقسيط والحسابات يُظهر الربحين كلًّا في مكانه. شرحنا القيود في مقال القيود المحاسبية للبيع بالتقسيط.
متى تجرد وكيف؟
الجرد ليس حدثًا سنويًا فقط. الأصناف الغالية أو سريعة الحركة تستحق جردًا شهريًا، والباقي كل ثلاثة أشهر. اختر وقتًا تتوقف فيه الحركة، وعدّ فعليًا ثم قارن، ولا تنسخ رقم البرنامج. وأي فرق متكرر في صنف واحد يستحق أن تبحث عن سببه.
أسئلة شائعة
هل أحتاج برنامج مخازن مستقلًا إذا كان عندي برنامج حسابات؟
لا، إذا كان برنامج الحسابات يدير المخازن. البرنامجان المستقلان يعنيان إدخالًا مكررًا وأرقامًا لا تتطابق.
ما الفرق بين مجمل الربح وصافي الربح؟
مجمل الربح هو المبيعات ناقص تكلفة البضاعة المباعة. صافي الربح هو مجمل الربح ناقص المصروفات. التفاصيل في مقال كيف تقرأ تقارير برنامج الحسابات.
عندي مخزون حالي، كيف أبدأ؟
تجرد ما عندك في تاريخ البداية وتدخله كرصيد افتتاحي بكمياته وتكلفته، ثم تسجّل كل حركة بعد ذلك في البرنامج.
قسطلي في الوضع المحاسبي برنامج حسابات ومخازن واحد: مشتريات وموردون، مخازن وجرد وتحويلات، وقيد تلقائي لكل حركة. تفاصيله في صفحة برنامج حسابات قسطلي، وباقي معايير الاختيار في دليل اختيار برنامج الحسابات.