كل نشاط تجاري يصل إلى لحظة لا يكفي فيها الدفتر. المبيعات تزيد، والموردون يطالبون، والخزينة لا تطابق، وصاحب النشاط لا يعرف هل ربح هذا الشهر أم خسر. هنا يبدأ البحث عن برنامج حسابات. هذا الدليل يساعدك أن تختار برنامجًا يناسب نشاطك أنت، لا النشاط الذي صُمّم الإعلان من أجله.
ما هو برنامج الحسابات وماذا يفعل؟
برنامج الحسابات، أو برنامج المحاسبة، يؤدي ثلاث وظائف:
- يسجّل كل عملية مالية: بيع، شراء، تحصيل، صرف.
- يرحّل كل عملية إلى الحسابات التي تمسّها، فيما يسميه المحاسبون القيد المزدوج.
- يلخّص النتيجة في تقارير: كم ربحت، كم لك عند العملاء، كم عليك للموردين، وكم في الخزينة.
البرنامج الجيد يجعلك تقوم بالوظيفة الأولى فقط، ويتولى هو الثانية والثالثة.
المكوّنات الأساسية لأي برنامج حسابات
| المكوّن | وظيفته |
|---|---|
| دليل الحسابات | الشجرة التي تُصنَّف تحتها كل الأموال: أصول، خصوم، إيرادات، مصروفات |
| القيود اليومية | السجل الزمني لكل عملية بطرفيها المدين والدائن |
| المبيعات والعملاء | فواتير البيع وأرصدة العملاء وما عليهم |
| المشتريات والموردون | فواتير الشراء وما عليك لكل مورد |
| الخزينة | سندات القبض والصرف ورصيد النقدية |
| المخازن | كميات الأصناف وتكلفتها وحركتها |
| التقارير | ميزان المراجعة، قائمة الدخل، الميزانية، والأستاذ العام |
ليس كل نشاط يحتاج المكوّنات كلها. مكتب خدمات لا يحتاج مخازن، ومحل صغير قد لا يحتاج دليل حسابات مفصّلًا.
أنواع برامج الحسابات
حسب طريقة التشغيل. برنامج يُثبَّت على جهاز الكمبيوتر، أو برنامج أونلاين يعمل من المتصفح. الفرق بينهما في مقال برنامج حسابات أونلاين أم على الكمبيوتر.
حسب التخصص. برنامج عام يصلح لأي نشاط، أو برنامج متخصص في نوع من البيع، مثل البيع بالتقسيط أو المطاعم أو المقاولات. البرنامج المتخصص يفهم تفاصيل لا يعرفها العام.
حسب الحجم. برنامج مبسّط لصاحب المحل، أو نظام متكامل للشركات متعددة الفروع والأقسام.
ستة أسئلة تحسم الاختيار
1. كيف تبيع؟
كاش فقط، أم آجل، أم بالتقسيط؟ هذا أهم سؤال. البيع بالتقسيط له جدول أقساط وأرباح مؤجلة لا تعرفها البرامج العامة. إذا كان هذا نشاطك فاقرأ الفرق بين برنامج الحسابات العادي وبرنامج حسابات التقسيط.
2. هل عندك مخزون؟
إذا كنت تبيع سلعًا، فالمخزون والحسابات يجب أن يكونا في برنامج واحد. السبب مشروح في مقال برنامج حسابات ومخازن.
3. كم شخصًا سيستخدم البرنامج؟
مستخدم واحد يختلف عن خمسة موظفين في فرعين. اسأل عن عدد المستخدمين المسموح، وعن الصلاحيات: من يرى ماذا، ومن يعدّل ماذا.
4. من سيستخدمه يوميًا؟
محاسب متخصص أم صاحب المحل وموظفوه؟ إذا لم يكن عندك محاسب متفرغ، فاختر برنامجًا ينشئ القيود وحده من العمليات اليومية.
5. ما التزاماتك الرسمية؟
إذا كان نشاطك ملزمًا بمتطلبات ضريبية محددة مثل الفاتورة الإلكترونية، فتأكد قبل الاشتراك أن البرنامج يدعمها، واسأل محاسبك عما ينطبق عليك.
6. ما ميزانيتك؟
اشتراك شهري أم ترخيص يُدفع مرة واحدة؟ واحسب التكلفة الكاملة: المستخدمون الإضافيون، الفروع، والدعم. تفاصيل الخيارات المجانية وحدودها في مقال برنامج حسابات مجاني.
ما الذي تركّز عليه حسب نشاطك؟
| النشاط | أهم ما تبحث عنه |
|---|---|
| محل يبيع كاش | مبيعات سريعة، مخزون، خزينة يومية |
| محل يبيع بالتقسيط | عقود وأقساط، متأخرات، أرباح تقسيط |
| معرض سيارات | عقود طويلة، مقدمات، سداد مبكر |
| تاجر جملة | آجل وعملاء، موردون، مخازن متعددة |
| شركة بفروع | صلاحيات، تقارير لكل فرع، قوائم مالية |
كيف تجرّب البرنامج قبل أن تشترك؟
لا تحكم من العرض التوضيحي. خصّص ثلاث جلسات قصيرة:
- الأولى: أدخل خمسة أصناف وثلاثة عملاء وموردًا واحدًا، وسجّل فاتورة شراء وثلاث عمليات بيع.
- الثانية: حصّل من عميل، واصرف مصروفًا، ثم قارن رصيد الخزينة بما تتوقعه.
- الثالثة: افتح ميزان المراجعة وقائمة الدخل. إذا لم تفهمهما فاقرأ كيف تقرأ تقارير برنامج الحسابات، وإذا لم تطابقا ما أدخلته فالبرنامج لا يناسبك.
أين يقع قسطلي بين هذه البرامج؟
قسطلي برنامج حسابات أونلاين للمحلات والشركات التي تبيع كاش وآجلًا وبالتقسيط. فيه دليل حسابات شجري، قيود تلقائية ويدوية، مشتريات وموردون، مخازن، خزينة، وقوائم مالية. ونقطة قوته البيع بالتقسيط: العقود والأقساط والتحصيل وأرباح التقسيط جزء من الدفاتر نفسها. إذا كان التقسيط جزءًا من نشاطك فهو مصمَّم لك، وتفاصيله في صفحة برنامج حسابات تقسيط.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين برنامج حسابات وبرنامج محاسبة؟
لا فرق. الاسمان يُستخدمان للشيء نفسه.
هل يحتاج برنامج الحسابات إلى محاسب؟
يعتمد على البرنامج. البرامج التي تنشئ القيود تلقائيًا يستخدمها صاحب المحل مباشرة، ويبقى دور المحاسب في المراجعة والإقفال.
هل أبدأ ببرنامج بسيط ثم أنتقل؟
نعم، بشرط أن يسمح البرنامج بالتوسع دون أن تفقد بياناتك. اسأل عن ذلك قبل أن تبدأ. احتياجات المحل الصغير تحديدًا في مقال برنامج حسابات للمحلات.