برنامج الحسابات يُخرج تقارير كثيرة، وثلاثة منها تكفي لتفهم وضع نشاطك: ميزان المراجعة، قائمة الدخل، والميزانية العمومية. كثير من أصحاب المحلات يتركونها للمحاسب لأن أسماءها تبدو معقدة. هذا المقال يشرحها بمثال واحد، دون مصطلحات لا تحتاجها.
المثال: محل في نهاية الشهر
محل صغير بدأ برأس مال 80,000 جنيه. في نهاية الشهر كانت أرصدة حساباته كالتالي:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| الخزينة | 25,000 | |
| العملاء | 40,000 | |
| المخزون | 60,000 | |
| تكلفة البضاعة المباعة | 30,000 | |
| المصروفات | 5,000 | |
| الموردون | 30,000 | |
| رأس المال | 80,000 | |
| المبيعات | 50,000 | |
| الإجمالي | 160,000 | 160,000 |
هذا الجدول نفسه هو ميزان المراجعة.
أولًا: ميزان المراجعة
ميزان المراجعة قائمة بكل الحسابات ورصيد كل منها، في عمودين: مدين ودائن.
ماذا يخبرك؟
- أن الدفاتر متوازنة. مجموع المدين يساوي مجموع الدائن (160,000 في المثال). إذا لم يتساويا ففي القيود خطأ.
- رصيد كل حساب في لحظة واحدة: كم في الخزينة، كم على العملاء، كم للموردين.
ما الذي لا يخبرك به؟
التوازن لا يعني أن كل شيء صحيح. لو سُجّل مصروف في حساب خطأ، يبقى الميزان متوازنًا. ولا يخبرك مباشرة هل ربحت أم خسرت. لذلك تأتي القائمتان التاليتان.
ثانيًا: قائمة الدخل
قائمة الدخل تجيب عن سؤال واحد: هل ربحت في هذه الفترة؟ تأخذ من الميزان حسابات الإيرادات والمصروفات فقط.
| البند | المبلغ |
|---|---|
| المبيعات | 50,000 |
| تكلفة البضاعة المباعة | (30,000) |
| مجمل الربح | 20,000 |
| المصروفات | (5,000) |
| صافي الربح | 15,000 |
كيف تقرؤها؟
- مجمل الربح (20,000) هو ما كسبته من البيع نفسه. نسبته إلى المبيعات 40%، وتخبرك هل تسعيرك مناسب.
- صافي الربح (15,000) هو ما بقي بعد الإيجار والرواتب وباقي المصروفات.
إذا كان مجمل الربح جيدًا وصافي الربح ضعيفًا، فالمشكلة في المصروفات. وإذا كان مجمل الربح نفسه ضعيفًا، فالمشكلة في الأسعار أو تكلفة الشراء.
ثالثًا: الميزانية العمومية
الميزانية، أو قائمة المركز المالي، تجيب عن سؤال آخر: ماذا يملك النشاط وماذا عليه في هذا اليوم؟
| الأصول | المبلغ | الخصوم وحقوق الملكية | المبلغ |
|---|---|---|---|
| الخزينة | 25,000 | الموردون | 30,000 |
| العملاء | 40,000 | رأس المال | 80,000 |
| المخزون | 60,000 | أرباح الفترة | 15,000 |
| الإجمالي | 125,000 | الإجمالي | 125,000 |
كيف تقرؤها؟
- الأصول (125,000) هي ما يملكه المحل: نقدية، وديون له عند العملاء، وبضاعة.
- الخصوم (30,000) هي ما عليه للموردين.
- حقوق الملكية (95,000) هي نصيبك: رأس مالك زائد أرباحك.
الطرفان يتساويان دائمًا. لاحظ أن صافي ربح قائمة الدخل (15,000) ظهر هنا ضمن حقوق الملكية. هكذا ترتبط القائمتان.
ماذا تقول هذه الأرقام عن المحل؟
المحل ربح 15,000 جنيه، لكن الخزينة فيها 25,000 فقط من أصل 80,000 بدأ بها. أين الباقي؟ 40,000 عند العملاء و60,000 بضاعة. المحل رابح، لكن ماله مربوط في الديون والمخزون. وعليه 30,000 للموردين، والنقدية الحالية لا تغطيها. هذه معلومة لا يعطيها رصيد الخزينة وحده، وهي سبب وجود هذه التقارير.
تقارير أخرى تحتاجها أحيانًا
- دفتر اليومية: كل القيود بترتيب تاريخها. ترجع إليه حين تبحث عن عملية بعينها.
- الأستاذ العام: حركة كل حساب على حدة. يجيب عن سؤال "كيف وصل هذا الحساب إلى هذا الرصيد؟".
- كشف حساب عميل أو مورد: ما له وما عليه بالتفصيل.
خمسة أخطاء في قراءة التقارير
- الخلط بين الربح والنقدية. قد تربح والخزينة فارغة، كما في المثال.
- قراءة شهر واحد. المقارنة بين الشهور هي التي تكشف الاتجاه.
- إهمال رصيد العملاء. دين لا يُحصَّل ليس أصلًا حقيقيًا.
- الثقة في مخزون لم يُجرد. رقم المخزون في الميزانية صحيح بقدر صحة الجرد.
- قراءة التقارير مرة في السنة. نظرة شهرية تكفي لاكتشاف المشكلة وهي صغيرة.
وإذا كنت تبيع بالتقسيط؟
يظهر في ميزانك حساب إضافي اسمه "إيراد التمويل المؤجل"، وهو ربح التقسيط الذي لم يُحصَّل بعد. ولا يدخل قائمة الدخل إلا ما حُصِّل منه. شرحنا ذلك بالأرقام في مقال القيود المحاسبية للبيع بالتقسيط.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين ميزان المراجعة والميزانية العمومية؟
ميزان المراجعة يعرض كل الحسابات بأرصدتها للتأكد من توازن الدفاتر. الميزانية تعرض الأصول والخصوم وحقوق الملكية فقط، لتبيّن المركز المالي.
كم مرة أراجع هذه التقارير؟
قائمة الدخل شهريًا، والميزانية كل ثلاثة أشهر على الأقل، وميزان المراجعة كلما أردت التأكد من الأرصدة.
هل أحتاج إلى محاسب لإعدادها؟
في برنامج ينشئ القيود تلقائيًا تخرج التقارير بضغطة. المحاسب يفيدك في مراجعتها وتفسيرها وإقفال السنة.
في قسطلي تخرج هذه التقارير كلها من العمليات اليومية مباشرة، مع تصديرها إلى Excel. تفاصيل الوضع المحاسبي في صفحة برنامج حسابات قسطلي، وكيف تختار البرنامج المناسب في دليل اختيار برنامج الحسابات، ولماذا يرتبط رقم المخزون بالحسابات في مقال برنامج حسابات ومخازن.