كثير من أصحاب المحلات يشترون برنامج حسابات معروفًا، ثم يكتشفون بعد شهور أنهم ما زالوا يتابعون الأقساط في دفتر. السبب ليس عيبًا في البرنامج، بل أنه صُمّم لنوع آخر من البيع. هذا المقال يوضح الفرق.
كيف يرى كل برنامج عملية البيع بالتقسيط؟
برنامج الحسابات العام يعرف نوعين من البيع: نقدي وآجل. فإذا بعت بالتقسيط سجّلها فاتورة آجلة، وأصبح على العميل دين واحد بمبلغ واحد. لا يعرف البرنامج أن هذا الدين مقسّم على اثني عشر شهرًا، ولا أن القسط الثالث تأخر.
برنامج حسابات التقسيط يبدأ من العقد. العقد فيه مقدم وربح وعدد أقساط وتواريخ استحقاق، وكل ما بعده مبني عليه: التحصيل، المتأخرات، الأرباح، والقيود.
مقارنة مباشرة
| البند | برنامج حسابات عادي | برنامج حسابات تقسيط |
|---|---|---|
| تسجيل البيع | فاتورة آجلة بمبلغ واحد | عقد بمقدم وجدول أقساط |
| مواعيد الاستحقاق | تاريخ واحد للفاتورة | تاريخ لكل قسط |
| الأقساط المتأخرة | تُتابَع خارج البرنامج | قائمة جاهزة بالمتأخرات |
| ربح التقسيط | يُضاف إلى المبيعات يوم البيع | إيراد مؤجل يُعترف به مع التحصيل |
| التحصيل الجزئي | سداد جزء من الفاتورة | سداد جزء من قسط محدد |
| السداد المبكر وإعادة الجدولة | تسويات يدوية | عمليات جاهزة بقيودها |
| الضامنون | غير موجودين | جزء من ملف العقد |
مثال يوضح الفرق
محل باع في يناير عشرين جهازًا بالتقسيط، ثمن كل جهاز 10,000 جنيه وربح التقسيط 1,600 جنيه، على عشرة أشهر. حصّل في يناير المقدمات فقط.
في برنامج الحسابات العادي تظهر مبيعات يناير 232,000 جنيه (20 × 11,600)، منها 32,000 ربح تقسيط كامل. يبدو يناير شهرًا ممتازًا.
في برنامج حسابات التقسيط تظهر المبيعات 200,000 جنيه، وربح التقسيط المحقق صفر، لأن قسطًا واحدًا لم يُحصَّل بعد. والـ32,000 مسجلة كإيراد مؤجل ينتظر التحصيل.
الرقم الثاني هو الأقرب لما حدث فعلًا. وإذا تعثر ثلاثة عملاء لاحقًا، لن تكون قد احتسبت أرباحهم مقدمًا.
أين تظهر المشكلة عمليًا؟
في الأرباح. إذا أُضيف ربح التقسيط كله إلى مبيعات شهر البيع، ستبدو الشهور التي تبيع فيها كثيرًا رابحة جدًا، حتى لو لم تحصّل شيئًا بعد. وقد تبني قرارات شراء أو توزيع أرباح على رقم غير حقيقي.
في التحصيل. الدين الواحد لا يخبرك من تأخر ومن التزم. تحتاج إلى أن تعرف كل صباح أي الأقساط مستحقة اليوم.
في المطابقة. حين تتابع الأقساط في ملف والحسابات في برنامج، يصبح عندك رصيدان لكل عميل، ولا تعرف أيهما الصحيح.
في الوقت. كل تحصيل يُكتب مرتين، وكل تعديل على عقد يُعدَّل في مكانين. مع مئة عقد هذا يأخذ ساعات كل أسبوع.
هل يمكن تطويع برنامج الحسابات العادي؟
بعض المحلات تسجّل كل قسط كفاتورة آجلة مستقلة. هذا يحل مشكلة تواريخ الاستحقاق، لكنه يخلق مشكلات أخرى: عقد من اثني عشر قسطًا يصبح اثنتي عشرة فاتورة، ولا يوجد ما يربطها ببعضها، وتعديل العقد أو سداده مبكرًا يعني تعديل كل فاتورة يدويًا. وربح التقسيط يظل مسجلًا يوم البيع.
متى يكفيك برنامج الحسابات العادي؟
إذا كان البيع بالتقسيط جزءًا صغيرًا من نشاطك، مثلًا عقدًا أو عقدين في الشهر لعملاء تعرفهم، فقد يكفيك برنامج عام مع متابعة بسيطة. المقياس ليس حجم المحل بل عدد العقود المفتوحة في الوقت نفسه.
ومتى تحتاج برنامج حسابات لإدارة التقسيط؟
- عندما يتجاوز عدد العقود المفتوحة ما تستطيع تذكّره.
- عندما يحصّل الأقساط أكثر من شخص.
- عندما تريد أن تعرف ربحك المحصَّل فعلًا لا ربحك على الورق.
- عندما يطلب منك محاسبك أو شريكك ميزان مراجعة يطابق الواقع.
أسئلة شائعة
هل برنامج حسابات التقسيط يسجّل البيع النقدي أيضًا؟
نعم. المحل الذي يبيع بالتقسيط يبيع كاش وآجلًا كذلك، والبرنامج يسجّل الأنواع الثلاثة في الدفاتر نفسها.
هل أخسر بياناتي إذا انتقلت من برنامج عام؟
لا تحتاج إلى نقل تاريخك كله. تبدأ من تاريخ محدد بالأرصدة الافتتاحية للعملاء والحسابات، وتحتفظ بالبرنامج القديم كأرشيف.
ما أهم معيار عند المقارنة بين برنامجين؟
كيف يعامل كل منهما ربح التقسيط والتحصيل الجزئي. جمعنا المعايير كلها في مقال أفضل برنامج حسابات تقسيط في مصر.
هل يجب أن أستغني عن الحسابات لأحصل على الأقساط؟
لا. المطلوب برنامج واحد يجمع الاثنين. هذا ما يقدمه قسطلي في الوضع المحاسبي: عقود وأقساط وتحصيل، ومعها شجرة حسابات وخزينة ومخازن وقوائم مالية. تفاصيله في صفحة برنامج حسابات لإدارة التقسيط.