اختيار برنامج الحسابات قرار يصعب التراجع عنه، لأن بيانات عملائك وعقودك ستعيش فيه سنوات. وإذا كان نشاطك يبيع بالتقسيط، فالسؤال ليس "ما أشهر برنامج حسابات؟" بل "ما البرنامج الذي يفهم القسط؟". هذه ثمانية أشياء تتأكد منها قبل أن تختار، ومع كل واحد منها طريقة تختبره بها في دقائق.
1. جدول الأقساط جزء من البرنامج نفسه
اطلب أن ترى عقد تقسيط حقيقيًا داخل البرنامج. يجب أن تدخل السعر والمقدم ونسبة الربح وعدد الأقساط، فيخرج لك جدول بكل قسط وتاريخ استحقاقه. إذا كان الحل المقترح هو "سجّلها فاتورة آجلة وتابع الأقساط في ملف خارجي"، فهذا برنامج حسابات عام وليس برنامج حسابات تقسيط.
كيف تختبره: أنشئ عقدًا بمقدم وعشرة أقساط، وتأكد أن الجدول خرج بعشرة تواريخ استحقاق دون أن تكتب واحدًا منها.
2. القيود المحاسبية تُنشأ تلقائيًا
كل عقد وكل تحصيل يجب أن يتحول إلى قيد في دفتر اليومية دون أن يكتبه أحد. الإدخال اليدوي للقيود هو المصدر الأول للأخطاء وللفروق بين رصيد العملاء في الدفاتر ورصيدهم الفعلي.
كيف تختبره: بعد إنشاء العقد افتح دفتر اليومية. إذا لم تجد قيد العقد هناك، فالبرنامج يفصل الأقساط عن الحسابات.
3. ربح التقسيط مفصول عن ثمن البيع
إذا بعت سلعة بعشرة آلاف جنيه وربح تقسيط ألف وستمئة، فالألف وستمئة ليست مبيعات اليوم. البرنامج الجيد يضعها في حساب إيراد مؤجل، ويحوّلها إلى إيراد فعلي مع كل قسط يُحصَّل. بدون ذلك ستعرض قائمة الدخل أرباحًا لم تدخل خزينتك. شرحنا هذه القيود بالأرقام في مقال القيود المحاسبية للبيع بالتقسيط.
كيف تختبره: حصّل قسطًا واحدًا ثم افتح قائمة الدخل. يجب أن يظهر ربح هذا القسط وحده، لا ربح العقد كله.
4. متابعة المتأخرات والتحصيل
اسأل: هل أستطيع أن أرى اليوم كل الأقساط المستحقة والمتأخرة، مرتبة حسب العميل أو الفرع؟ وهل يسجّل البرنامج التحصيل الجزئي للقسط؟ التحصيل الجزئي يحدث كل يوم، والبرنامج الذي لا يقبله سيجبرك على حلول ملتوية.
5. خزينة وسندات قبض وصرف
كل جنيه يدخل أو يخرج يجب أن يكون له سند، ورصيد الخزينة في البرنامج يجب أن يطابق النقدية الفعلية آخر اليوم. وإذا كان عندك أكثر من خزينة أو أكثر من فرع، يجب أن يكون لكل واحدة رصيدها.
6. مخازن ومشتريات إذا كنت تبيع سلعًا
المحل الذي يبيع أجهزة أو موبايلات يحتاج أن يُخصم الصنف من المخزن عند إنشاء العقد، وأن يتابع فواتير الشراء وحسابات الموردين في المكان نفسه. بدون ذلك لن تعرف ربح السلعة نفسها، بل ربح التقسيط فقط.
7. تقارير مالية يقرؤها المحاسب
ميزان المراجعة، قائمة الدخل، الميزانية العمومية، والأستاذ العام. هذه هي التقارير التي سيطلبها محاسبك أو شريكك، ويجب أن تخرج من البرنامج مباشرة مع إمكانية تصديرها.
8. فروع ومستخدمون وصلاحيات، ويعمل من أي مكان
المحصّل لا يحتاج أن يرى أرباحك، وموظف المبيعات لا يحتاج أن يعدّل القيود. وتأكد أن البرنامج يعمل من المتصفح على الموبايل، لأن جزءًا كبيرًا من التحصيل يتم خارج المحل.
أخطاء شائعة عند اختيار برنامج حسابات التقسيط
- الاختيار بالسعر وحده. الفرق بين اشتراكين قد يكون أقل من قيمة قسط واحد يضيع في الشهر بسبب متابعة ضعيفة.
- الاكتفاء بالعرض التوضيحي. العرض يُظهر الحالات السهلة. جرّب أنت حالة عميل دفع نصف القسط، وعميل سدّد مبكرًا.
- تجاهل رأي المحاسب. هو من سيقرأ ميزان المراجعة. دعه يرى القيود التي ينشئها البرنامج قبل أن تشترك.
- شراء أكبر من الحاجة. المحل الصغير الذي لا يحتاج مخازن وقوائم مالية يكفيه وضع مبسط لمتابعة العملاء والأقساط، وينتقل للحسابات الكاملة حين يكبر.
كيف تستخدم هذه القائمة؟
لا تكتفِ بقراءة قائمة المميزات. سجّل في التجربة المجانية وأدخل ثلاثة عقود حقيقية من دفاترك: عقدًا منتظمًا، وعقدًا فيه قسط متأخر، وعقدًا سُدّد مبكرًا. ثم افتح ميزان المراجعة وانظر هل الأرقام مفهومة لك.
أسئلة شائعة
هل أحتاج برنامجًا للأقساط وبرنامجًا آخر للحسابات؟
لا. وجود برنامجين يعني إدخال كل عملية مرتين ورصيدين لكل عميل. الأفضل برنامج واحد يبني الحسابات على عقد التقسيط. وضّحنا الفرق في مقال الفرق بين برنامج الحسابات العادي وبرنامج حسابات التقسيط.
ما الفرق بين برنامج تقسيط وبرنامج حسابات تقسيط؟
برنامج التقسيط يتابع العملاء والعقود والأقساط والتحصيل. برنامج حسابات التقسيط يضيف إلى ذلك الدفاتر: قيودًا يومية، خزينة، مخازن، وقوائم مالية.
كم يستغرق بدء العمل على برنامج جديد؟
التسجيل وإدخال أول عقد يستغرقان دقائق. أما نقل الأرصدة القديمة فيعتمد على عدد عملائك، وشرحنا خطواته في مقال الانتقال من Excel إلى برنامج حسابات أقساط.
قسطلي بُني حول هذه النقاط الثماني. تستطيع أن تراها مجتمعة في صفحة برنامج حسابات تقسيط وتجرّبها على بياناتك.